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オーナー様との管理会社の利害の共有こそが成功の秘訣です。

お困りごと対応家賃集金・督促 ABOUT DEALING WITH THE TENANTS

お困りごと対応

当社には「クレーム」という言葉は存在しません。お客様からの生活トラブルや要望についてのご連絡は全て「お困りごと」として対応しております。
水漏れや騒音、不法駐車などのトラブルが一番多いのは、入居者の在宅率が高い夜です。緊急時に、管理会社に連絡がつかなくて困っている入居者。それが入居者に「我慢」を強制していることになります。日本エイジェントでは、地元で唯一、社内にお困りごと対応専門部署(レスQセンター)を開設し、24時間365日お困りごとに対応。専門要員による徹底した入居者満足の追及で、長期入居をサポートします。

■他社が絶対に真似できないレスQセンターの特徴とは!?

レスQセンターの一番の特徴は、入居者やオーナー様からの電話受付から、現場出動まで、全てをこのレスQセンターで行っているということ。他の管理会社や保険会社などの24時間緊急出動サービスのように、東京にある専門のコールセンターなどを経由する「間接対応」とは異なり、入電から対応までをご当地・松山のレスQセンターで行うということが大きな違いです。連絡が入れば必要に応じて直ちに現場出動する機動性が、入居者から支持されている要因です。
日本エイジェントが24時間緊急出動サービスを構築してから12年。現在まで、年間約1万件のお困りごと対応を行ってきたノウハウの蓄積が、他社の追随を許さない「お客様感動満足」を実現するサービスとなっています。

 ※東京事業部での取り扱いの場合、内容が一部変更になります。詳細はご連絡ください。

 東京事業部 TEL:03-3388-7755

出動事例

エピソード「感謝」

いざという時の対応にレスQの真価あり 一人暮らしをされている女性のお母様が「娘が高熱を出して寝込んでいるので助けてもらえないでしょうか?」と連絡がありました。急ぎお伺いして近くの病院にお連れし、処方してもらいました。遠距離にお住まいのお母様にご報告すると「このような対応までしていただき有難うございました」と感謝されました。

エピソード「完了」

深夜の「水漏れ発生!!」深夜にも関わらず上階からの漏水!原因をつきとめ5階から1階までの5部屋の室内に溜まった水の拭き取りを何度も繰り返し深夜の対応完了は翌日の2時を過ぎておりましたが、完了させました。

エピソード「解決」

これぞお困りごと連絡No.1 騒音の件で、深夜2時に出動!問題のお部屋の前に着くや否や、数人の女性の高らかな笑い声などが通路に充分に聞こえていました。直接入居者に注意をしたところ、素直な態度で反省しているようでした。生活騒音、無事解決!

■お客様満足は、体験ビジネス

上記の業務報告からもわかるように、レスQセンターの真価は、ご入居者がお困りごとに遭遇することで発揮されます。レスQセンターの仕事は、共同生活で多発するお困りごとをスピード解決することで、安心で快適な生活を保証することです。

商品は造られるが、お客様満足はサービスとして「提供」されます。商品は使われるが、お客様満足はサービスとして「体験」されます。我社のお客様満足は「体験ビジネス」です。 〜弊社企業方針「お客様満足」より抜粋〜

家賃集金業務・督促業務

家賃月内回収率99.7%

賃貸経営の中でもオーナー様が苦労されるのは、家賃の集金業務そして滞納問題です。お家賃の持参に対応したり、振込をお願いしたり、一部不足していたり…その管理も大変です。またお家賃が滞り始めると様々な督促対応が必要になり、精神的にも負担がかかります。当社管理物件では、家賃のお支払いについては、自動引落としシステムを提供し、家賃のうっかり振り込み忘れを未然に防いでおります。また万一滞納が発生した場合でも、銀行と直結したオンラインシステムを利用し、入金状況をスピーディーに確認。督促専門部署の法務対策課にて、滞納者へ細やかな対応とコンサルティングを行うことで、早期回収と支払いの正常化へ繋げております。日本エイジェントの家賃の回収率は、99.7%。これも私たちの自慢のひとつです。

■特徴

自動引落としシステム

月々のお家賃は入居者の口座から自動引落としで行います。もちろん検針した水道料金のような変動金額にも対応しております。振込のうっかり忘れが無いので安心です。

銀行と直結したオンラインシステム

日々の入出金データはオンラインシステムにより、スピーディーに確認が可能です。正確な状況確認が、細やかな督促活動へ繋がり回収率をあげます。

専門部署による督促活動

滞納を長期化させない為にも、督促業務を専門的に行う部署「法務対策課」を設けております。滞納者と言えども、入居中にお客様と接点の持てる貴重な機会です。支払いの正常化に向けて、様々なコンサルティングを行います。電話督促から督促状発送、法的手続きまでの全てを代行いたします。

精算処理

集金したお家賃を、翌月15日にオーナー様の指定口座に送金いたします。また精算書(収支明細書)を作成し、送金日前後に送付いたします。精算書を税理士に提出いただくことで、簡単に申告が可能となります。

公共料金・修繕費の支払い代行

オーナー様に代わり当社が支払いを代行し、精算書(収支明細書)にて報告をいたします。

退去時精算・清掃

消費者保護の風潮から、退去者へのリフォーム費用の請求が一部難しくなってきています。日本エイジェントでは、リフォームの工事費用について提携業者と工事内容を精査、事細かな打ち合わせを実施し、安価でしかも確実で安心できるリフォームを実現しております。退去精算交渉が年々難しくなっている中、当社では入居者・オーナー様ともに原状回復費用を抑えることが可能になりました。オーナー様は、見積後に担当者と費用負担の話をするだけでOK。スピーディーな清算は、次期入居者を早く確保することにも繋がります。

■退去精算の流れ

ご入居者より退去連絡通知 当社が受付窓口となり、オーナー様には、当社よりFAXや電話で連絡します。解約受付の段階でオーナー様と相談しながら次期募集家賃の設定、リフォーム、設備アップの準備に取り掛かります。
引越し・立会い・カギ返却 退去立会では、過失等確認や契約条項、保証金返還内容の確認を行います。最後にカギを受け取って退出します。立会い時のチェックポイント○ガス・水道・電気など、公共料金関係への連絡は出来ているか。○郵便局へ転送届け提出しているか。
○室内備品(例 エアコンのリモコン、照明器具など)の紛失・破損等確認○退去後の連絡先等の再確認○部屋や設備などの損傷箇所の確認○リフォーム負担箇所の確認○損傷箇所の写真撮影
原状回復見積 立会い後、通常2〜3日で見積が出ます。立会いをしなかった場合は、デジカメを持って室内確認、過失部位の撮影を行います。その後、オーナー様と退去者との負担金を算出します。退去に伴う負担割合は、国土交通省のガイドラインに基づいて行っております。
退去者へ連絡 退去者へ、ご負担内容の説明をします。保証金で不足する場合は、ご本人のみならず、保証人に対して、ご入居されていた退去後写真や、過失部位の写真と負担いただく項目を記載した明細をお送りして、ご説明差し上げます。
保証金返金 退去後1ヶ月以内に清算処理を行います。スピーディーな清算処理は、次期入居者の早期入居に繋がります。
リフォーム打合せ さあ、いよいよ次の募集に向けたリフォームの打合せ。リフォーム完了までの期間を短縮することが、入居者確保のチャンスを広げます。